La necesidad de una Ley de Archivo en el Estado de Querétaro (México) (página 2)

Enviado por ROMA PALMIRA CASTRO REYES

Partes: 1, 2

Alrededor de ellas ocurre un conjunto de
fenómenos que configuran el anárquico espectro que
prevalece en la operación de los archivos
públicos en los diferentes niveles de gobierno, y que
son las siguientes:1. Obsolescencia o inexistencia de sistemas y
métodos de
trabajo
archivístico.En muchos entes públicos se carece de
archivos formalmente establecidos, es decir se carece de
áreas especializadas con estructuras y
recursos
dedicados en forma exclusiva al desempeño de la función
archivística. Igualmente es común encontrar
archivos que funcionan con arreglo a criterios personales,
aislados de su entorno y operando cada uno ''por su cuenta'',
producto de:a)
Ausencia de políticas
formales para la producción de documentos e
integración de información documental en expedientes y
series;b) Uso de sistemas técnicos de clasificación
y ordenación obsoletos o inaplicables para los archivos;c)
Ausencia de criterios y métodos para la valoración,
selección y depuración documental,
con la consecuente sobre acumulación de acervos sin
valor
permanente o histórico; yd) Desconocimiento de técnicas,
normas e
instrumentos para la
organización, conservación,
preservación, y difusión de la información
que contienen los archivos.

2. Recursos operativos insuficientes e
inadecuados.Es práctica común que la mayoría
de los casos de los recursos
humanos encargados de los archivos, se trata de personal
''castigado'', sin reconocimiento institucional y sin
perspectivas de desarrollo
profesional, y consecuentemente sin programas de
capacitación.Los recursos materiales a
disposición de estas áreas a menudo son inadecuados
(cajas de archivo y
estantería inapropiadas, espacios reducidos, con malas
condiciones ambientales para la conservación de acervos y
con severos riesgos de
siniestros o de humedad). Por otra parte la incorporación
de tecnología para el manejo de archivos se
hace en forma desordenada, ya que se piensa que la
digitalización de los acervos es la solución
mágica a los problemas de
los archivos, sin embargo se carece políticas y normas
para el manejo de información electrónica.

3. Mala relación de los archivos en
su medio ambiente
institucional y social.Resulta esencial comprender que la
solución a los muy diversos y complejos problemas de los
archivos no depende exclusivamente de la capacitación del
personal, o de la incorporación de tecnologías e
incluso de la generación de normatividad técnica o
jurídica por sí solas. Los problemas de los
archivos requieren de soluciones
integrales,
pues no sólo operan mal desde un punto de vista
técnico. Rebasan los ámbitos de su organización y ordenación, por lo
que las soluciones que se instrumenten no deben concentrarse
exclusivamente en dicho aspecto.

De ahí que la organización de
archivos públicos, su preservación,
conservación, custodia y resguardo y el derecho de acceso
a la información pública se traduzcan en un
conjunto indisoluble que reflejan la evolución democrática de los
gobiernos.

Los archivos públicos se constituyen
en un eje fundamental en virtud que su adecuada
conservación y disposición permitirá que el
acceso a la información que contienen sea una realidad. De
ahí que sea menester homogeneizar el lenguaje de
los archivos públicos del Estado y su
funcionamiento para ofrecer una mejor perspectiva frente a la
gran responsabilidad que los servidores
públicos tienen frente al futuro.

Es importante que a través de esta
ley:

a) se establezcan sistemas y métodos
de trabajo archivístico basado en los principios de
archivonomía aceptados internacionalmente, constituyendo
sistemas institucionales de archivos con base en el ciclo vital
de los documentos, con el cual se contemplan tres clases de
archivos de trámite, de concertación y archivo
histórico;

b) se regulen los recursos operativos y
materiales para el adecuado funcionamiento y conservación
de los documentos de archivo; se coordine la relación
entre las áreas de archivo de los entes públicos y
las demás de la institución.c) se detallan los
instrumentos de control
archivístico cuya elaboración quede a cargo del
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de cada ente
público.La Ley de Archivos del Estado de Querétaro
debe contener como mínimo lo siguiente:En el primer
título relativo a Disposiciones Generales deberá
definirse cuales son los entes públicos obligados al
cumplimiento de la Ley de Archivos del Estado de
Querétaro, el objeto de la Ley, así como los
principios que regirán en la interpretación y aplicación de esta
Ley, contemplándose los de orden original, procedencia e
integridad, adicionalmente se establece la terminología
básica para el desarrollo de archivos modernos,
dinámicos, y adecuados a los retos que plantea el
óptimo desempeño de las instituciones
públicas y los derechos
democráticos. Debe hacerse una vinculación con la
Ley Estatal de Acceso a la Información Gubernamental del
Estado de Querétaro.

En el Título segundo deberá
normarse lo relativo a la organización y funcionamiento de
los Sistemas Institucionales de Archivos del Estado de
Querétaro, detallándose el ciclo vital de los
documentos y conforme a las etapas que lo conforman se
integrará dentro de cada ente público como sistema
institucional de archivos, considerándose importante
administrar la información archivística de los
entes públicos a lo largo de su ciclo vital,
favoreciéndose el uso de la información
archivística como herramienta de gestión, memoria
documental de las instituciones y elemento central en las
acciones de
transparencia y rendición de cuentas
públicas.Es indispensable diseñar una
organización acorde con la realidad del Estado y sus
necesidades, que imponga la obligación a toda entidad
pública de mantener tantos archivos de trámite como
unidades administrativas tengan, así como un archivo de
concentración por cada entidad pública,
estableciendo la responsabilidad para cada uno de los Poderes
Públicos, los Ayuntamientos y los organismos dotados de
autonomía de establecer un archivo de concentración
secundaria y un archivo histórico, pudiendo convenir con
el Poder
Ejecutivo que estos dos últimos sean custodiados por
éste; lo que significa que el Poder
Ejecutivo obligadamente debe tener tanto un archivo de
concentración secundaria como histórico. Aunado a
lo anterior, se propone un método
para la baja documental en el que participa el Sistema Estatal de
Archivos, que garantiza que la destrucción de los
documentos no lesionará el derecho de acceso a la
información pública por un lado y por el otro el
importante legado histórico que muchos documentos de
interés
público poseen, para ello se sugiere crear la figura del
Comité Histórico, es importante también
establecer la obligación de las personas de derecho
privado que generen o posean documentos de interés
público para que los administren, resguarden y
conserven.

Se deberá establecer la
obligación de las personas de derecho privado que generen
o posean documentos de interés público para que los
administren, resguarden y conserven siguiendo los criterios
generales de esta ley.

El capítulo tercero deberá
estar conformado por un único artículo, que impone
a los particulares el compromiso de privilegiar al Estado para
donar, vender o reproducir documentos de interés
público que sean de su propiedad.

El capítulo cuarto, deberá
clarificar y delimitar las responsabilidades de los
órganos colegidos que propongo que integre el Sistema
Estatal de Archivos, órgano elegido a través del
sufragio, lo
que garantiza la participación democrática en la
toma de
decisiones del Sistema.

Por último, en el capítulo
quinto se deberán establecer las sanciones para los que
infrinjan lo dispuesto en esta iniciativa, particularizando
algunas conductas que por su importancia deben ser debidamente
especificadas.

Entre los órganos que deberán
ser creados por esta Ley para regular y operar los archivos en
el Estado de
Querétaro, se deberán encontrar los siguientes:1.
El Consejo General de Archivos del Estado de Querétaro, el
cual será un órgano asesor en la normatividad, y
consulta en materia de
archivos públicos; se integrará por un Presidente,
una secretaría técnica, tres secretarios
representantes de los órganos ejecutivo, legislativo y
judicial, así como un vocal por cada uno de los
órganos autónomos.Entre sus funciones
contará con las de: apoyar en el diseño
de metodologías para el ejercicio de los procesos
archivísticos del ciclo vital de los documentos; coordinar
y supervisar el óptimo funcionamiento de la Red de Archivos del Estado
de Querétaro; apoyar a los entes públicos en los
programas de capacitación y actualización
profesional de los archivistas del Estado de Querétaro;
elaborar el registro del
patrimonio
documental del Estado de Querétaro.2. El Comité
Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD)
será el órgano técnico consultivo de
instrumentación y retroalimentación de la normatividad
aplicable en materia de archivos del ente público, que
estará integrado por un Presidente, recayendo el
nombramiento en el Director General de Administración o
equivalente en cada ente público; habrá una
Secretaría Técnica, a cargo del Coordinador de
Archivos del ente público; una Secretaría
Ejecutiva, que estará a cargo del responsable de la
Oficina de
Información Pública; los titulares de los archivos
de trámite, concentración e histórico, con
el carácter de vocales y los representantes de
la Dirección Jurídica o equivalente,
del órgano de control
interno del ente público, así como de las
áreas de Informática y Sistemas, recursos
financieros y contraloría.Entre sus funciones
destacarán la de constituirse como el órgano
técnico consultivo, de instrumentación y
retroalimentación de la normatividad aplicable en la
materia dentro de los archivos del ente público;
realizará programas de valoración documental;
Propiciará el desarrollo de medidas y acciones permanentes
de coordinación y concertación entre
sus miembros que favorezcan la implantación de las normas
archivísticas para el mejoramiento integral de los
archivos del ente público, y aprobará los
instrumentos de control archivístico.

la
administración de archivos, garantizar la
transparencia y acceso a la información de la ciudadanía, el acceso a la
información, la protección de datos personales
y la eficacia
administrativa.

Metodología en la
ley

Los archivos carecen de una
organización formal e institucionalmente definida, lo que
ocasiona que generalmente operen en forma aislada, desarrollando
funciones de acuerdo con las directrices dictadas por el personal
encargado del archivo en cada institución, sin reglas
previamente establecidas que formalicen su actividad y los
protejan en tanto instrumento y memoria de la gestión
pública. Todas estas razones los hacen perder de vista el
fin común que podría vincularlos como un sistema,
esto es, administrar la información archivística de
las instituciones a lo largo de su ciclo vital, favoreciendo el
uso de la información archivística como herramienta
de gestión, memoria documental de las instituciones y
elemento central en las acciones de transparencia y
rendición de cuentas públicas.

Para la elaboración de los Sistemas
Institucionales de Archivos se deberá tomar en
consideración:• Fundamentarlo
metodológicamente en el concepto de
ciclo de vida
de los documentos, que permite diferenciar tanto la estructura,
como el funcionamiento integral del sistema.Como componentes de
los sistemas institucionales de archivos se establecen los
componentes normativos integrados por una coordinación de
archivos y por el Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos (COTECIAD). Por lo que
corresponde a los componentes operativos estos se integran por
las unidades: Central de Correspondencia, de Archivo de
Concentración y de Archivo Histórico; y por las
Unidades particulares en cada Área Administrativa
denominadas Unidad de Documentación en Trámite y Unidad de
Archivo de Trámite.

• Fundamentarlo teóricamente en
la Administración de Documentos como modelo para su
construcción.• Fundamentarlo
instrumentalmente a partir del diseño, creación y
formalización de sus componentes, tanto de
regulación como de operación, y dotarlo de los
recursos mínimos indispensables para su
funcionamiento.Como componentes de los sistemas institucionales
de archivos se establecen los componentes normativos integrados
por una coordinación de archivos y por el Comité
Técnico Interno de Administración de Documentos
(COTECIAD). Por lo que corresponde a los componentes operativos
estos se integran por las unidades: Central de Correspondencia,
de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico;
y por las Unidades particulares en cada Área
Administrativa denominadas Unidad de Documentación en
Trámite y Unidad de Archivo de Trámite.

Metodología en
la investigación

La metodología fue en base a la lectura de
la Ley de Archivos de los Estados de Coahuila, Guanajuato y el
D.F., además de estar investigando en diversos
documentales como elaborar un
ensayo.